Hur förbereder du löneunderlag med marknadsdata?

Vad löneunderlaget ska användas till

Beslutet som underlaget ska stödja styr insamlingen. Löneöversyn kräver lön per individ och befattning. Budget kräver summerade kostnader per enhet, och rekrytering kräver intervallet för en enda yrkesgrupp. Skriv ned tre saker före insamlingen: beslut, population (befattningar, enheter, anställningsformer) och period.

Valet av marknadsdata följer av beslutet. SCB:s lönestrukturstatistik för hela ekonomin ger årligen en översiktlig och jämförbar lönestatistik för hela arbetsmarknaden. För privat sektor visar Lönestrukturstatistik, privat sektor (SLP) lönenivå, lönestruktur och löneutveckling per kön, ålder, region, näringsgren, yrke och utbildning, uppdelad på arbetare och tjänstemän. Medlingsinstitutet ansvarar för SLP.

Underlaget bygger på samma uppgifter som lönefunktionen hanterar löpande: daglig hantering av löneunderlag, kontroll och kvalitetssäkring av information i lönesystemet, svar på lönefrågor från chefer och medarbetare samt administration av personaldata och rutiner, enligt en platsannons för lönespecialist. Ett marknadsjämförande underlag är därför inget separat projekt, utan extra bearbetning av data som redan kontrolleras i lönekedjan.

Fördela ansvaret. Lönefunktionen tar fram och kvalitetssäkrar siffrorna. Närmaste chef bedömer individens uppgifter, erfarenhet och ansvar. Facklig part tar del av underlaget i den ordning som gäller i den lokala löneöversynsprocessen.

Avgränsa lönebegreppen: fast månadslön, rörliga delar och tillägg. Blandade begrepp går inte att jämföra mot statistik.

Bestäm jämförelsegrupper och yrkesmatchning

SCB:s lönestatistik kan sökas per yrke eller yrkesgrupp och visar månadslön före skatt. Den kan jämföras efter utbildningsnivå, kön, ålder och sektor: privat eller offentlig (SCB). Bygg jämförelsegrupperna på samma dimensioner. Matcha varje intern befattning mot den yrkesgrupp som beskriver arbetsuppgifterna, inte mot intern titel. Titlar som ”specialist” eller ”samordnare” säger sällan vilken statistisk yrkesgrupp tjänsten tillhör.

Matcha mot yrkesgrupp, inte bara mot titel. Tabellerna i SCB:s Statistikdatabas bygger på yrkesgrupper enligt SSYK 2012 och finns både på yrkesgruppsnivå och på fyrsiffrig SSYK 2012. Välj samma detaljnivå för alla befattningar i gruppen och skriv koden i underlaget.

Gruppstorleken styr tillförlitligheten. Mindre yrkesgrupper har högre osäkerhet än större grupper under ett enskilt år (SCB). Är underlaget för tunt: slå ihop närliggande befattningar till en bredare grupp och dokumentera vilka som slagits samman och varför. Dela inte en grupp på kön, ålder eller enhet så att delgrupperna blir så små att genomsnitten inte går att använda.

Osäkerheten syns i konfidensintervallet. För arbetare i privat sektor publicerar SCB genomsnittlig timlön med konfidensintervall efter näringsgren SNI 2007, arbetstidsart och kön. Läs intervallet innan gruppen används i en lönejämförelse.

Samla in och kvalitetssäkra interna löneunderlag

Ta ut intern data från lönesystemet och kontrollera den innan användning. Per anställd behövs normalt befattning, månadslön, sysselsättningsgrad, anställningsform, tillträdesdatum, frånvaro och tjänstledighet samt rörliga delar och tillägg.

Kontrollera att nya anställningar, avgångar och ändrad sysselsättningsgrad är registrerade. Kontrollera också att inga dubbletter eller avslutade anställningar ligger kvar och att lönebelopp stämmer mot senaste lönekörning.

Kvalitetssäkring i lönesystemet och kontroll att underlag är korrekta är en uttalad del av lönespecialistrollen i svensk löneadministration, enligt en platsannons för rollen. Lägg därför in en avstämningspunkt: vem kontrollerar uttaget, mot vilken källa och när. Utan kontrollen följer felaktigheter med in i jämförelsen och ser ut som löneskillnader mot marknaden.

Systemet som underlaget hämtas från varierar mellan arbetsgivare. Leverantören Publitech uppger att över 85 procent av Sveriges kommuner har Publitech Lön & HR.

Internt uttag är inte marknadsdata. Lönesystemet levererar den interna lönen, medan marknadsdatan kommer från SCB:s lönestatistik. Håll filerna åtskilda och märk varje fil med källa, urval och uttagsdatum.

Hämta och tolka marknadsdata utan att övertolka genomsnitten

Använd samma källa och årgång för alla grupper. Notera uttagsdatumet. SCB:s löner är genomsnitt och tar inte hänsyn till åldersfördelning, erfarenhet eller ansvar (SCB). Genomsnittslönen påverkas också av vilka företag som ingår i den statistiska undersökningen det aktuella året (SCB). Ett genomsnitt för en yrkesgrupp är ett riktmärke för gruppen, inte ett svar på vad en enskild medarbetare bör tjäna.

Statistiken visar också skillnader mellan könen. Kvinnliga läkare har 91,7 procent av männens lön, medan motsvarande siffra för sjuksköterskor är 98,6 procent (SCB). Använd sådana siffror som beskrivning av gruppen, inte som förklaring till en enskild medarbetares lön.

För yrkesgrupper med få anställda är osäkerheten högre än för stora grupper under ett enskilt år (SCB). Redovisa därför alltid vilken yrkesgrupp siffran avser och hur många anställda den bygger på. Undvik att dra slutsatser om enskilda befattningar från ett genomsnitt som varken tar hänsyn till erfarenhet eller ansvar. Ska underlaget användas i enskilda lönesamtal, komplettera genomsnittet med intern information om uppgifternas innehåll och medarbetarens erfarenhet.

Hämta siffrorna via SCB:s lönesök per yrke eller yrkesgrupp, till exempel sjuksköterska eller sjuksköterskor, eller via tabellerna i Statistikdatabasen. Där finns bland annat Genomsnittlig månadslön 1973–2025 och Genomsnittlig månadslön efter yrke 2025, publicerade 2026-05-19. Notera tabellnamn, årgång och publiceringsdatum i underlaget.

Matcha intern lön mot marknadsdata och justera för skillnader

Jämför på gruppnivå och i samma enhet. Ställ intern lön omräknad till heltids månadslön mot statistikens månadslön före skatt för motsvarande yrkesgrupp, sektor och årgång. Håll rörliga delar och tillägg isär från fast månadslön. Annars syns inte om skillnaden ligger i grundlön eller ersättningsmodell.

Statistikens genomsnittslön tar inte hänsyn till erfarenhet, ansvar eller åldersfördelning (SCB). Dokumentera därför vilka justeringar som görs innan siffrorna ställs mot varandra. Exempel: gruppen internt har kortare genomsnittlig erfarenhet, eller flera befattningar har personalansvar som inte återspeglas i den statistiska yrkesgruppen. Skriv varje justering som en rad: vilken skillnad, hur den bedömts och vilket underlag bedömningen vilar på.

Redovisa resultatet som ett intervall eller en avvikelse per grupp, inte som en enda siffra per befattning. Då syns vilka grupper som avviker så mycket att de behöver analyseras vidare innan lönesättningen beslutas.

Statistiken skiljer på arbetare och tjänstemän. För arbetare är tabellerna uppställda i timlön, för tjänstemän i månadslön. Räkna om till samma enhet och samma arbetstid innan grupperna ställs mot varandra.

Få med komplexa ersättningar i underlaget

Svenska offentliga arbetsgivare hanterar komplexa kollektivavtal. Leverantören Publitech pekar i en guide på AB-avtalet som exempel. Guiden lyfter tre områden som systemstödet behöver klara: retroaktiva löneberäkningar, komplexa ersättningar som OB, jour och beredskap samt masshantering av anställningar och vikariat. Det är samma tre områden som gör att ett enkelt lönepåslag inte räcker som underlag.

Hantera varje ersättningstyp som en egen kolumn: fast månadslön, tillägg för obekväm arbetstid, jour och beredskap, rörliga delar och retroaktiv lön. Retroaktiva löneberäkningar gör att en utbetald lön kan avse en annan period än rapporten gäller. Kontrollera vilket datum retroaktiva belopp hänför sig till innan de räknas in i månadslönen.

Vid vikariat och kortare anställningar varierar både sysselsättningsgrad och anställningstid. Masshantering av anställningar och vikariat kräver därför tydliga regler för vilka anställningar som ingår i jämförelsegruppen. Bestäm i förväg om tillfälliga anställningar redovisas separat eller räknas in. Tillämpa samma regel för alla grupper.

Avtalsområdet styr vilken statistik som är relevant. AB-avtalet är ett exempel på de avtal offentliga arbetsgivare hanterar, och SCB redovisar lönestatistik även för offentlig sektor vid sidan av Lönestrukturstatistik, privat sektor (SLP). Stäm av ersättningstyperna mot gruppens avtal innan kolumnerna låses.

Dokumentera och förbered svar på frågor

Spårbarheten avgör om underlaget håller vid granskning. Dokumentera per grupp: källa och årgång för marknadsdatan, uttagsdatum och filter för intern data, vilken yrkesgrupp varje befattning matchats mot, gjorda justeringar och vem som kvalitetssäkrat uttaget. Då går samma siffra att ta fram igen utan att hela arbetet görs om.

Skriv källan med namn. Ange om siffran kommer från SCB:s lönesök, från Lönestrukturstatistik, privat sektor (SLP) – där Medlingsinstitutet är ansvarig – eller från en namngiven tabell i Statistikdatabasen. Notera också yrkesgrupp enligt SSYK 2012 och årgång.

Att svara på chefer och medarbetares lönefrågor och sköta administration kopplad till personaldata och rutiner ingår i lönefunktionens uppgifter, enligt en platsannons för lönespecialist. Förbered korta standardsvar för återkommande frågor: vilken statistik som använts, vilken period den avser, varför gruppen jämförs som den gör och vilka lönekomponenter som ingår.

Bestäm i förväg vilka uppgifter som får lämnas ut och till vem. Underlaget innehåller personuppgifter. Enligt leverantören Publitech är deras lösning byggd för att möta kraven i GDPR och nya cybersäkerhetslagen, och för kommuner och myndigheter är datasuveränitet inte förhandlingsbart.

Publitech anger att deras privata molntjänst driftas från Vismas egna datacenter i Sverige under högsta säkerhetsstandard (ISO 27001) och att systemet har stöd för SSO, 2FA och automatiserad behörighetsstyrning. Utgå från din arbetsgivares regelverk för utlämnande när du svarar chefer och medarbetare.

Checklista och vanliga fallgropar

Kontrollera före publicering: avser alla siffror samma period och årgång? Är intern lön omräknad till heltid? Redovisas rörliga delar och retroaktiv lön separat? Är varje befattning matchad mot en uttalad yrkesgrupp i statistiken?

Kontrollera att marknadsdatan är namngiven: källa, tabell, yrkesgrupp enligt SSYK 2012 och publiceringsdatum. Är små grupper redovisade med konfidensintervall eller ihopslagna innan jämförelsen?

Kontrollera också att uttaget är avstämt mot lönesystemet och att nya anställningar, avgångar och ändrade sysselsättningsgrader är registrerade.

En vanlig fallgrop är att jämföra innan det interna underlaget är komplett, så att skillnader mot marknaden egentligen är registreringsfel. En annan är att använda grupper som är så små att osäkerheten i genomsnittsuppgifterna blir hög. SCB anger det som en effekt för mindre yrkesgrupper under ett enskilt år.

En tredje fallgrop är att läsa ett genomsnitt som om det tog hänsyn till erfarenhet, ansvar och åldersfördelning. Enligt SCB gör genomsnittet inte det. En fjärde är att blanda fast lön, tillägg och rörliga delar i samma jämförelse.

En femte fallgrop är att blanda arbetare och tjänstemän eller timlön och månadslön i samma jämförelse. Statistiken redovisar dem separat.