Lönesamtalet som ger resultat: förberedelse, argument och uppföljning

Förstå vad just ditt lönesamtal kan leda till

Ett lönesamtal är en dialog där du och chefen går igenom året som gått. Chefen du pratar med ska känna till ditt arbete och ha mandat att sätta din lön. Samtalet kretsar kring din prestation, ditt bidrag till verksamheten och hur det hänger samman med lönekriterierna på din arbetsplats. Målet är att ni tillsammans skapar en gemensam bild av ditt arbete och av grunden för din kommande löneökning.

Kontrollera vilken typ av samtal du är kallad till. Begreppen skiljer sig mellan sektorer: i ett lönesättande samtal bestämmer du och chefen lönen direkt, och överenskommelsen gäller. Inom staten heter det lönesättande samtal, medan bolagssidans motsvarighet kallas lönesamtal. I en annan variant är lönesamtalet en dialog om arbetsresultat och lön, men bara underlag för förhandlingen mellan lokala facket och arbetsgivaren. Arbetsgivaren sätter den slutliga lönen, så vad du kan påverka beror på vilken modell som gäller hos dig.

Har arbetsgivaren kollektivavtal har du rätt till ett årligt lönesamtal. Saknas kollektivavtal kan rätten till lönesamtal i stället regleras i anställningsavtalet. I kollektivavtalet ska det stå vilka kriterier som gäller för din lön, liksom information om semester, pension och försäkringar. Lönekriterierna för ditt yrke eller din arbetsplats finns antingen i kollektivavtalet eller i ett separat dokument. Ta reda på om din arbetsgivare har kollektivavtal och läs löneavtalet.

Fråga även vad som gäller för dokumentationen. I många avtal ska lönesamtalet skrivas ned, vilket innebär att chefen måste motivera din lön tydligt och att du kan följa upp vad ni kommit överens om. Löneprocessen ser olika ut hos olika arbetsgivare, så ditt arbetsplatsombud eller lokala fackliga förening kan förklara hur det går till hos er. Ta reda på vilken lönepolicy och vilka lönekriterier som gäller på just din arbetsplats – och vad de betyder för dig.

Skillnader mellan lönesamtal och lönesättande samtal

Samla konkreta bevis från året som gått

Börja med att gå igenom hur du har bidragit till verksamhetsmålen det senaste året. Jämför dagens arbete med din arbetsbeskrivning – du kan ha tagit på dig nya uppgifter, utvecklat arbetssättet eller fått ökat ansvar. Använd konkreta exempel i stället för allmänna omdömen.

En bra utgångspunkt är ditt uppdrag, verksamhetens mål och lönekriterierna. Beskriv hur du har utfört dina arbetsuppgifter, något du är särskilt stolt över, om du fått eller tagit dig an uppgifter utöver de överenskomna, om du haft särskilt ansvar för en del av verksamheten, om förutsättningarna för arbetet har förändrats, hur du bidragit till verksamhetens utveckling och vad du gjort bra eller blivit bättre på. Påminn dig vilka uppdrag och förutsättningar ni planerade vid årets början: om de har ändrats behöver det beskrivas, både för att visa varför något inte hunnits med och för att visa att du gjort något utöver det förväntade.

Anteckna löpande under året: vad du gör och när du får positiv feedback, når delmål eller får mer ansvar. Utgå inte från att chefen vet allt – det som är självklart för dig är inte alltid självklart för chefen. Beskriv vardagen konkret så att ni stämmer av att ni utgår från samma verklighet.

Läs igenom dina anteckningar från tidigare löne- och medarbetarsamtal. Vad kom ni överens om då, vad har hänt sedan dess, hur har du utvecklats och hur har arbetsuppgifterna förändrats? Har du en individuell utvecklingsplan där du och chefen satt mål för att nå en högre lön, är den ett bra underlag i samtalet. Saknar du en sådan plan kan du ta upp det på nästa medarbetarsamtal.

Sätt ett löneanspråk som går att motivera

Ta reda på hur din lön ligger till och hur den har utvecklats över åren. Jämför din lön med andras löner för liknande arbetsuppgifter och se hur lönerna i din yrkesgrupp har utvecklats. Många fackförbund har lönestatistik för medlemmar, och ditt lokala ombud eller din förening kan hjälpa dig att förstå lönestrukturen och de lokala förutsättningarna på just din arbetsplats. Kom ihåg att din lön inte kan spegla ditt arbete i isolation – den sätts i ett sammanhang och behöver jämföras med andras, både på arbetsplatsen och i yrkesgruppen.

Använd statistiken för att skapa förhandlingsutrymme. Beroende på din roll och dina förutsättningar kan även en hög percentil vara en rimlig marknadslön för just dig. Var samtidigt tydlig med vilken löneökning eller lönenivå du förväntar dig och hur den motsvarar dina arbetsinsatser under året. Sikta högt, men förbered argumentationen.

Överväg om andra förmåner är relevanta. Inom flera avtalsområden kan du utöver lön också begära förmåner som kortare arbetstid eller extra lediga dagar. Ta reda på vad som gäller i ditt avtalsområde innan du räknar in dem.

Formulera frågor, mål och förslag skriftligt: vilken lönenivå du siktar på och vad som konkret krävs av dig för att nå dit. Sammanfatta argumenten i punkter och använd dem under samtalet. Ju tydligare du är, desto större chans att påverka lönen.

Bygg argumenten kring VAD och HUR

När en arbetsinsats värderas utgår man från innehållet i arbetet – VAD man gör – och från skickligheten – HUR det görs. Därför behöver du veta vilka arbetsuppgifter och vilken typ av skicklighet som särskilt värdesätts på din arbetsplats. Lokala lönekriterier kan exempelvis handla om svårighetsgrad, ansvarstagande och resultat.

Koppla exemplen till de kriterierna. Lyft fram vad du gjort bra under året och hur din måluppfyllelse matchar arbetsplatsens lönekriterier. Var konkret och visa hur din prestation, kompetens och måluppfyllnad matchar det du och chefen har kommit överens om.

Öva på att framföra argumenten kort och konkret. Ett genrep, gärna med någon du litar på, gör det lättare att hålla sig till kärnan i samtalet. Som medlem i ett fackförbund kan du ibland få personlig lönecoachning eller rådgivning inför samtalet – fråga din förening vad som erbjuds.

Viktiga kriterier för löneutveckling

Genomför samtalet som en dialog, inte en monolog

Möt samtalet med en konstruktiv inställning. Var rak och ärlig, säg vilken lön du vill ha och varför, och ställ frågor om något är oklart. Nöj dig inte med otydliga svar: be chefen motivera beslutet och fråga vad som krävs för att höja din lön. Den viktigaste frågan är ofta vad du konkret kan göra – arbeta på ett annat sätt, ta på dig andra arbetsuppgifter eller utveckla din kompetens.

Det är lika viktigt att lyssna som att prata. Försök förstå hur chefen ser på ditt arbetsresultat och din utveckling, och stäm av att ni har berört det du ville ta upp. Sammanfatta under samtalet och anteckna.

Har du en lönesättande chef ska du få ett konkret förslag på ny lön. Om chefen inte lägger något förslag ska du själv ta upp frågan. Efter samtalet bör du veta hur chefen ser på ditt arbetsresultat och din utveckling, hur förslaget till ny lön motiveras och vad du kan göra för att höja lönen – både på kort och på längre sikt. Du har rätt att få veta på vilka grunder lönen sätts och vad du kan göra för att påverka den.

Om du inte får gehör: be om förklaring och plan

Om du inte får lönen du vill ha: be om en tydlig förklaring, en konkret plan framåt och bestäm när ni ska följa upp. Arbetsgivaren sätter den slutliga lönen, men om lönen stått still länge bör chefen ta fram en handlingsplan. Driv frågan vidare själv – och ta hjälp om du är osäker. Ditt arbetsplatsombud eller din sektion kan undersöka om allt har gått rätt till.

Förhandlar du själv direkt med chefen om lönen och ni inte är överens, ska oenigheten framgå av minnesanteckningarna. Fråga vad som gäller för dokumentation på din arbetsplats, så att det som sagts och det ni inte enats om finns nedskrivet enligt lokal rutin.

Tänk långsiktigt. Även med goda argument och bra förberedelse kan chefen sakna möjlighet att göra tillräckligt stora förändringar av din lön första gången. Det ni pratar om har ändå betydelse för nästa lönesamtal och för din framtida löneutveckling. Är du tydlig och konkret med vad du förväntar dig behöver chefen vara mer tydlig och konkret nästa gång.

Följ upp under året och inför nästa samtal

Skriv ned samtalet medan det är färskt: dina och chefens huvudsakliga argument, vad ni kom överens om, vad ni inte var överens om och dina egna tankar och frågor efteråt. Det blir ditt underlag för att hålla frågan levande under året och för att förbereda nästa lönesamtal.

Uppdrag, mål och förutsättningar behöver ni följa upp och utvärdera tillsammans under året. Fungerar allt som förväntat, eller behöver något ändras? Har du en individuell utvecklingsplan med mål för att nå en högre lön är den ett naturligt verktyg i uppföljningen, och medarbetarsamtalet är en bra arena för att ta upp hur det går.

Håll koll på dokumentationen enligt lokal rutin. I många avtal ska lönesamtalet skrivas ned, vilket gör att du kan följa upp vad ni kommit överens om och att chefen måste motivera din lön tydligt. Fråga vad som gäller på din arbetsplats om du är osäker.

Inför nästa samtal: gå tillbaka till anteckningarna, jämför vad ni kom fram till med vad som faktiskt hände och uppdatera listan över konkreta exempel och ditt löneanspråk. Jämför också med aktuell lönestatistik och med hur din lön har utvecklats sedan förra året.