Hur gör du en kompetensinventering inför ett karriärbyte?

Vad en kompetensinventering är – och varför den är första steget inför ett karriärbyte

Begreppen blandas ofta ihop. En kompetensinventering är en ögonblicksbild: du samlar in och dokumenterar vad du kan just nu. En kompetenskartläggning jämför det du har med det du behöver; i jämförelsen syns gapet som leder till beslut om utveckling. Inventeringen är steg ett i kartläggningen, inte ett parallellt projekt.

Kompetens är bredare än cv:t. HOME of Recruitment beskriver kompetens som hur erfarenheter, kunskaper, personliga egenskaper och problemlösningsförmåga omsätts i beteenden som skapar resultat i en viss roll och miljö, och understryker att det handlar om mer än tidigare uppgifter eller cv-text. Inventerar du bara det som får plats i cv-mallen filtrerar du bort material som kan överbrygga gapet till det nya yrket.

Myndigheten för yrkeshögskolan kallar all kompetens en individ har för reell kompetens, oavsett hur och var den utvecklats, och konstaterar att den måste beskrivas och eventuellt dokumenteras för att kunna bedömas. Din uppgift är att beskriva. Arbetet ska mynna i fyra underlag: kravprofil för målrollen, inventering av din kompetens, gapanalys och prioriterad åtgärdslista.

Strukturen går att jämföra. Arbetsgivare som arbetar kompetensbaserat låter kandidater möta samma relevanta kriterier genom hela processen i stället för att bedöma intryck. Formulera därför självbeskrivningen mot kriterier, inte som omdömen om dig själv.

Fyra underlag från kompetensinventeringen

Utgå från målrollen: vad behöver du kunna i det nya yrket?

En kompetensbaserad process börjar med att förstå rollen och definiera vad som faktiskt behöver bedömas, inte med frågorna till kandidaten. För ditt karriärbyte innebär det att första steget är en kravprofil för målrollen: en lista över vad du behöver kunna, inte över vad du redan kan.

Samla annonser för tjänster du vill ha och leta efter återkommande krav. Skriv dem i tre kolumner: kravet som det uttrycks i annonsen, vad det innebär i konkreta uppgifter och beteenden, och hur det kan beläggas. ”Van vid kundkontakt” blir exempelvis ”håller självständigt kundmöten, hanterar invändningar och dokumenterar avtal i systemet” – först då går kravet att jämföra med din erfarenhet.

Samma yrkestitel kan innebära olika kompetenskrav i olika organisationer, eftersom kompetens definieras i förhållande till en viss roll i en viss kontext. Två arbetsplatser som söker projektledare kan kräva olika mycket metodkunskap, branschkunskap och kundkontakt. Komplettera annonserna med samtal med personer i rollen: fråga vad de gör en vanlig vecka och vilka krav som var avgörande när de anställdes.

Dela kravprofilen i tre nivåer: avgörande krav för att bli aktuell, meriterande krav och formella krav (examen, legitimation, körkort eller liknande). Uppdelningen styr prioriteringen när du senare avgör vad du lägger tid på.

Inventera din samlade kompetens – formell, icke-formell och informell

Inventeringen ska täcka tre slag av lärande: formell kompetens (utbildning med betyg eller examen), icke-formell kompetens (kurser, internutbildningar och organiserade aktiviteter utan formell examen) och informell kompetens (det du lärt dig i arbete, föreningsliv, familj och fritid). Myndigheten för yrkeshögskolans begrepp reell kompetens omfattar allt detta, oavsett hur och var det utvecklats. En sådan beskrivning ska du kunna lämna ifrån dig.

Bredden är relevant men svår att få bekräftad. En riksdagsmotion från 2017 (2017/18:2851) lyfter ledarerfarenheter från scoutrörelsen och konferens- och budgetkunskaper i ungdomsorganisationer som exempel på kunskap som civilsamhället bygger upp varje år men som sällan valideras och översätts till arbetsmarknaden. Dokumentera därför sådant själv, även när ingen annan intygar det.

Gå igenom ditt liv i block och skriv korta anteckningar innan du bedömer något: anställningar och uppdrag (arbetsuppgifter, verktyg och metoder, ansvar, målgrupper, resultat), utbildning (kurser, examensarbeten, projekt du drev), ideellt engagemang (kassör, ordförande, tränare, arrangör, styrelsearbete) samt fritid och övrigt (lag och föreningar, hantverk, språk, eget skapande, föräldraledighet, utlandsvistelse).

Skriv brett först och sålla sedan. Under insamlingen ska allt med som kan kopplas till kraven i kravprofilen, även sådant du inte själv kallar jobb. Myndigheten för yrkeshögskolan har ett formulär för kompetenskartläggning som kan användas som struktur när reell kompetens beskrivs; samma frågor fungerar för egen dokumentation.

Formell, icke-formell och informell kompetens

Beskriv kompetenserna i konkreta beteenden och nivåer

Adjektiv går inte att verifiera. HOME of Recruitment rekommenderar att definiera kompetenser i konkreta beteenden i stället för adjektiv, eftersom beteenden går att observera, jämföra och bedöma. ”Strukturerad”, ”driven” och ”kreativ” säger inget om vad du faktiskt gör och kan inte ställas mot ett krav i målrollen.

Skriv om varje kompetens till en eller ett par meningar med verb och sammanhang: vad du gör, i vilken situation, med vilket ansvar och vilket resultat. I stället för ”bra på att samordna” kan du skriva: ”planerar och leder återkommande möten med agenda, fördelar uppgifter, följer upp att de blir gjorda och håller ordning på tidplan och budget i projektet.” Lägg till var kompetensen kommer ifrån – roll, uppdrag, kurs – så att beskrivningen går att belägga senare.

Sätt nivå efter grad av självständighet och bredd, inte efter hur säker du känner dig: har inte utfört det, har utfört det med stöd, utför det självständigt, utför det självständigt även i nya eller komplexa sammanhang, kan lära andra och utveckla arbetssättet. Definiera nivåerna en gång och använd samma definition för alla kompetenser, annars jämför du dina bedömningar fel.

Samla allt i en matris. IHM beskriver en enkel mall där medarbetare står i raderna, kompetenser i kolumnerna och en siffra fylls i per ruta. När du inventerar dig själv är det praktiskt att vända på det: låt kompetenserna ligga i raderna med kolumner för nivå, var den utvecklades, konkret exempel och när den senast användes. Gruppera raderna i fackkunskap, verktyg och metoder, språk, samarbete och ledarskap samt kund eller målgrupp. Verksamt.se beskriver kompetensprofiler och kompetensmatris som verktyg för att jämföra kompetens mot uppsatta mål och behov – samma logik gäller när du jämför mot din målroll i stället för ett företags mål.

Nivåskala för kompetens

Gör en kompetensgapanalys mot målrollen

Agillos fyrastegsmodell för kompetensinventering placerar gapanalysen efter inventeringen: där jämförs befintliga kompetenser med identifierade behov för att avgöra vilka områden som behöver utvecklas och vilka som kräver rekrytering utifrån. För dig motsvarar det att lägga matrisen bredvid kravprofilen och gå igenom krav för krav.

Sortera varje krav i en av fyra grupper. Uppfyllt med belägg: kompetensen finns och du kan visa den, och den ska lyftas tidigt i ansökan. Närliggande: du har gjort något liknande i en annan kontext, och uppgiften är att formulera översättningen. Reellt gap som går att träna: kurs, praktik, projekt eller volontäruppdrag. Formellt krav som är avgörande: examen, legitimation eller motsvarande, där du behöver ta reda på om det finns en väg in ändå.

Det sista fallet kräver efterforskning, inte antaganden. Vid antagning till vissa utbildningar kan reell kompetens användas för att förbise delar av de formella kraven om du har andra meriter eller kompetenser som gör dig till en bra kandidat, enligt Campus Roslagen. Det är dock utbildningsanordnaren som ansvarar för och genomför bedömningen av reell kompetens; Myndigheten för yrkeshögskolan tillhandahåller stödmaterial men gör inte bedömningen. Kontrollera därför hos anordnaren eller branschen vad som faktiskt gäller.

Utgången ska bli en prioriterad lista, inte en dom över din förmåga. Markera vilka krav som är tröskelkrav – sådant som avgör om du blir kallad alls – och vilka som bara är meriterande, eftersom det avgör var en insats gör störst nytta.

Fyra grupper av krav i gapanalysen

Validera och belägg din reella kompetens

En självskattning räcker inte som bevis. Cinode, som arbetar med kompetensdata i konsultbranschen, formulerar det som att kunden vill ha bevis, inte självskattning: en nivå på en skala räcker inte, kunden frågar hur många år och i vilka uppdrag. I en rekrytering gäller samma sak – nivån är samtalsunderlag, belägget övertygar.

Belägg kan vara intyg och arbetsgivarintyg, referenspersoner som bekräftar ett specifikt beteende, arbetsprover eller portfolio, kursbevis och beskrivningar av vad du åstadkom och under vilka förutsättningar. Inför referenser: fråga i förväg om personen ställer upp och berätta exakt vilken kompetens den ska intyga. Myndigheten för yrkeshögskolans stödmaterial bygger på att reell kompetens behöver beskrivas och eventuellt dokumenteras; där finns också ett självvärderingsverktyg för validering och kvalitetskriterier för validering.

Formell validering är ofta svårare att få för kompetens från föreningsliv eller fritid. Riksdagsmotionen från 2017 pekar på att validering i hög grad stannar vid yrkesspecifika kunskaper och branschmodeller, och att regeringsuppdraget till Myndigheten för yrkeshögskolan om kriterier och riktlinjer för validering av reell kompetens inte omfattade validering av icke-formellt eller informellt lärande. Bygg då bevisningen själv: intyg från föreningens ordförande om ditt uppdrag, en beskrivning av vad du ansvarade för och konkreta resultat.

Kvalitetssäkra beskrivningen genom att låta någon annan läsa den. Be en person i din målroll, eller en rekryterande chef, bedöma om beskrivningarna är trovärdiga och var de vill se fler belägg. En andra kontroll är intern konsistens: samma kompetens ska ha samma nivå och innebörd var den än dyker upp i dokumentationen.

Belägg som styrker reell kompetens

Prioritera gapen och välj väg framåt

När kartläggningen är klar återstår att agera på gapen. Agillo beskriver slutsteget i en kompetensinventering som att justera arbetsbeskrivningar, rekrytera eller bemanna för att fylla gapen. För dig motsvarar det valet mellan utbildning, praktik, volontärarbete, sidoprojekt, nätverk och validering – och i vilken ordning du tar dem.

Fyra kriterier gör valet mindre godtyckligt: Täcker åtgärden ett tröskelkrav, alltså något som avgör om du blir aktuell? Hur mycket belägg ger den per nedlagd tid – en insats som producerar något du kan visa väger tyngre än en kurs utan tillämpning? Ligger den nära målrollens konkreta arbetsuppgifter? Står tid och kostnad i rimlig proportion till gapets storlek?

Åtgärderna har olika funktion. Utbildning ger terminologi och formella meriter, men sällan bevis på att du kan utföra arbetet. Praktik, sidoprojekt och volontärarbete ger både beteenden att beskriva och någon som kan intyga dem. Nätverk ger information om vad rollen faktiskt kräver och kan korrigera kravprofilen om den bygger på fel antaganden. Validering är vägen när du redan kan det som efterfrågas men saknar dokumentation.

Skriv en åtgärdsplan där varje insats har tre rader: vilket krav i kravprofilen den ska stänga, när den ska vara genomförd och vilket belägg den ska lämna efter sig. Om ett avgörande gap inte går att stänga inom rimlig tid, överväg en närliggande roll i samma riktning som första steg i stället för att gå direkt till målrollen.

Åtgärder för att stänga gap – och deras funktion

Omsätt inventeringen till CV, ansökan och intervju

Använd samma formuleringar i ansökan som i inventeringen. CV:t blir starkare om varje relevant roll beskrivs med ansvar, vilka kompetenser i beteendeform den gav och i vilken omfattning. Cinodes poäng är att en nivå utan sammanhang inte räcker, eftersom läsaren frågar hur många år och i vilka uppdrag – ange därför tidsperiod, typ av uppdrag och din roll.

I det personliga brevet väljer du de mest avgörande kraven i kravprofilen och möter dem med ditt starkaste belägg. Skriv inte om allt, utan om det som avgör, och gör kopplingen mellan krav och bevis tydlig.

Intervjun är ofta strukturerad. Arbetsgivare som arbetar kompetensbaserat genomför mer strukturerade och jämförbara intervjuer där kandidaterna bedöms mot samma kriterier i stället för mot intryck. Förbered ett exempel per central kompetens i kravprofilen, beskrivet som situation, uppgift, vad du gjorde och resultatet, plus vad du skulle göra annorlunda i dag. Ett påstående utan exempel är svagt i den här typen av intervju.

Förbered också svaret på frågan om det du inte har gjort ännu. Ett trovärdigt svar namnger det saknade kompetensområdet, beskriver vad du redan har gjort för att närma dig det och vad du planerar härnäst – samma innehåll som i åtgärdsplanen, men muntligt.

Håll inventeringen levande genom karriärbytet

Inventeringen är en ögonblicksbild av vad du kan just nu. Den blir ofullständig så snart du lär dig något nytt eller tar på dig ett nytt uppdrag, och behöver uppdateras vid naturliga tillfällen: när du avslutar en kurs, ett projekt eller ett uppdrag, och när du byter eller söker jobb.

Uppdatera även kravprofilen. Eftersom kompetens definieras i förhållande till en roll och en kontext kan kraven i målrollen förändras – nya verktyg och arbetssätt dyker upp i annonserna. Läs nya annonser för målrollen med jämna mellanrum, notera vad som tillkommit sedan sist och justera både matrisen och åtgärdsplanen.

Gör insamlingen av belägg till en vana: efter varje avslutat uppdrag, be om intyg, spara det du producerade och skriv en mening om resultatet. Då finns underlaget till både gapanalysen och ansökan färdigt den dag du behöver det, i stället för att rekonstrueras i efterhand.