Första chefsjobbet: ansvar, förväntningar och stöd

Första chefsjobbet: både möjlighet och nytt ansvar

Ledarna beskriver chefsrollen som rolig, stimulerande och ibland utmanande. Som ny chef möter du många nya situationer och ansvarsområden. Du har fått förtroendet att företräda arbetsgivaren och att ta ansvar för att leda både verksamhet och medarbetare.

Det är lätt att vilja starta i hög fart, men Ledarnas råd är att skynda långsamt. Det tar tid att fullt ut förstå alla delar av chefsuppdraget – och inte minst att bygga förtroende och goda relationer till medarbetarna och till din egen chef.

En del av det nya är rollens dubbelhet: Ledarna pekar på att du som chef i första hand företräder arbetsgivarparten, men samtidigt förväntas representera din del av verksamheten och dina medarbetare i övriga organisationen. Det kan kännas både roligt och osäkert, särskilt i början.

Klargör uppdraget, mandatet och förväntningarna

Ett av de mest konkreta råden kommer från fackförbundet ST: ha full koll på exakt vad uppdraget innebär och vilket mandat du har – och se till att ha det skriftligt. Ta också reda på vad som förväntas uppifrån, gärna i form av mål och resultat. Ledarna rekommenderar dessutom att du tidigt avsätter tid för en återkommande dialog med din närmaste chef, för att stämma av era förväntningar på varandra och hur ni vill arbeta tillsammans.

För att skapa samsyn kan du använda ett så kallat bosskontrakt. Chef.se beskriver det som ett dokument om relationen mellan dig och din egen chef – inte juridiskt bindande, inte en uppgörelse om dina villkor, och det behöver bara kommuniceras mellan er två. Enligt Chef.se formulerades begreppet först av Hans Vestberg, tidigare koncernchef.

Enligt Chef.se kan bosskontraktet vara allt från en handfull punkter till ett betydligt längre dokument. Det beskriver vilka förväntningar som finns, vilket stöd du kan få från organisationen, vilket mandat du har, vilket arbetssätt som är att föredra, vilka värderingar organisationen har och vilka spelregler som gäller. Chef.se lyfter särskilt fyra frågor som kontraktet bör svara på: Har ni samma bild av ditt uppdrag? Är förväntningarna på dig tydliga? Vilka förutsättningar har du? Och vilka förväntningar har du på andra?

Förväntningar uppifrån och från medarbetarna

Arbetsgivarens krav och medarbetarnas förhoppningar är inte alltid desamma. ST beskriver att gruppen du ska leda har egna tankar och förhoppningar om dig. Risken för besvikelse minskar om du i dialog med medarbetarna klargör skillnaderna mellan deras krav och arbetsgivarens krav.

Förväntningarna gäller inte bara mål och resultat. Enligt ST kan medarbetarna till exempel räkna med att du alltid ska vara tillgänglig, alltid ha färdiga svar eller att du emellanåt ska jobba operativt. Även här är dialog viktig, förslagsvis i enskilda samtal med var och en.

I praktiken behöver du vara tydlig med vad du kan och inte kan lova, vad som är ditt mandat och vad som beslutas någon annanstans. Ju tidigare du tar samtalen, desto mindre utrymme lämnar du åt ogrundade förväntningar.

Lär känna medarbetarna och bygg relationer

Relationerna är avgörande. Ledarna betonar att det som chef är ditt jobb att skapa förutsättningar för att medarbetarna i sin tur ska kunna utföra sina arbetsuppgifter på bästa sätt. Deras råd är att boka tid med var och en så snart som möjligt för att börja lära känna dem.

Viktigast i första samtalet är att lyssna, även om du också presenterar dig och dina förväntningar. Ledarna föreslår frågor som: Berätta om dig själv. Vad ger dig energi och motivation i arbetet? Vilka är dina största utmaningar i arbetet just nu? Vilka förväntningar har du på mig som chef?

ST påminner om att ledarskap byggs upp mödosamt och inte kommer automatiskt med chefstiteln. Du ska inte bli kompis med medarbetarna, men vara nyfiken och frågvis – det är genom nyfikenheten och de återkommande samtalen som förtroendet växer.

Hitta rätt i organisationen och kulturen

Ledarna pekar på att den närmaste omgivningen, kollegorna i chefskretsen, organisationskulturen och värderingarna spelar stor roll för hur väl du lyckas i ledarskapet. Har du koll på dem blir det lättare att navigera i vardagen – och du kan medvetet välja i vilka sammanhang du vill smälta in och i vilka du vill arbeta för förändring.

Ett första steg är att kartlägga din nya roll. Ledarna föreslår frågor som: Vilka förväntningar kan olika personer ha på mitt ledarskap, och hur ska jag hantera dem? Vilka lagar och regler styr mitt uppdrag som chef? Vilka personer behöver jag samverka med?

Det är vanligt att första chefsuppdraget sker i organisationen där man redan arbetar. Ledarna konstaterar att internrekrytering har fördelar – du känner redan till organisationen och verksamheten – men att man ändå inte bör underskatta värdet av att analysera dessa frågor utifrån sin nya roll. Är organisationen helt ny för dig blir kartläggningen extra viktig och kräver en ganska stor insats. Ledarna lyfter särskilt fram att det är extra viktigt att sätta sig in i skillnaderna mellan chefsroller om du byter till exempel från privat till offentlig sektor, eller från en chefsnivå till en annan.

Chef i kommun eller region – ett uppdrag med samhällsansvar

Att vara chef i kommuner och regioner innebär ett särskilt ansvar. Sveriges Kommuner och Regioner, SKR, beskriver det som att du leder på medborgarnas och politikens uppdrag. I uppdraget ingår att förverkliga fattade politiska beslut och att bygga tillit till verksamheten och den offentliga förvaltningen.

Därför får vissa frågor en annan karaktär än i privat verksamhet: besluten fattas på politisk grund, och din roll är att omsätta dem i praktisk verksamhet med fortsatt förtroende från medborgarna.

SKR framhåller att organisation, bemanning och styrning formar de villkor och den arbetsmiljö som präglar verksamheten, och att den högsta ledningen därför behöver vara lyhörd för konsekvenserna av sina val. Som enskild chef är det relevant att känna till att SKR lyfter fram just chefsnätverk och kompetensutveckling som viktiga stöd för chefer i kommuner och regioner.

Var ödmjuk, ärlig och reflekterande

Osäkerhet i början är normal och går att hantera. ST:s råd är att vara ödmjuk inför det som har varit: om du som ny chef säger att nu ska det bli ordning och reda underkänner du hur det fungerade förut och kan få många emot dig. Har du fått ett förändringsmandat kan du i stället säga att det har fungerat bra under de förutsättningar som har varit, men att ni nu behöver göra på ett annat sätt.

ST understryker också vikten av ärlighet. Många nya chefer ställer höga krav på sig själva och vill inte verka osäkra, men det är bättre att säga att du inte har kunskap om något än att låtsas. Det är betydligt svårare att rätta till fel i efterhand än att ställa en extra fråga – och människor brukar uppskatta chefer som är ärliga och raka.

Reflektion är en del av arbetet. ST föreslår att du funderar över vad som har gått bra och mindre bra, gärna med hjälp av feedback, och tar en liten stund i veckan för eftertanke. Frågor att ställa till dig själv kan vara om teamet verkar uppskatta det du gör och om enskilda samtal fungerar bättre än gruppdiskussioner.

Skaffa stöd, mentor och nätverk

Ansvaret för stödet är delat. ST formulerar det tydligt: arbetsgivaren ansvarar för att stötta dig som anställd, även i rollen som chef – och du ansvarar för att be om hjälp. Har du kastats rakt in i övermäktiga uppgifter är det alltså inte meningen att du ska lösa det ensam.

Mentorskap är ett stöd som många nya chefer värdesätter. ST rekommenderar en erfaren chef som mentor, gärna någon utanför arbetsplatsen som du kan vara fullt ärlig med. Ledarna lyfter på samma sätt fram den återkommande dialogen med din närmaste chef som ett strukturerat stöd i vardagen.

Nätverk och kompetensutveckling är ytterligare kanaler. SKR tar upp att arbetsgivare i kommuner och regioner bör erbjuda nätverk för chefer och säkerställa att chefernas förutsättningar och kompetensutveckling är en levande fråga, även i den högsta ledningen. Om det inte erbjuds är det rimligt att du själv tar upp frågan med din chef.

Så tar du dig an de första veckorna

Ledarnas grundråd för starten är att skynda långsamt, även om du är ivrig att komma igång. Den första tiden bör du få någon form av introduktion till organisationen och din nya roll. Ledarna konstaterar att vissa chefer inte erbjuds en strukturerad introduktion – och att det då är ännu viktigare att du själv tar initiativ så att du landar rätt och din startsträcka kortas.

I praktiken handlar det bland annat om att boka samtal med var och en av medarbetarna, avsätta tid för återkommande dialog med närmaste chefen och sätta dig in i vilket stöd och mandat du har. Ett bosskontrakt kan fungera som underlag i den löpande dialogen.

ST påminner också om att sätta dig in i arbetsplatsens rutiner, så att du inte får en chock när du inser att du ska förmedla statistik, godkänna månadsrapporter eller liknande. Mycket av chefsvardagen består av just den typen av administrativa uppgifter, och att ha koll på dem från början frigör tid och kraft åt ledarskapet.