Första chefsjobbet: ansvar, förväntningar och stöd

Första chefsjobbet: både möjlighet och nytt ansvar

Ledarna beskriver chefsrollen som rolig, stimulerande och ibland utmanande. Som ny chef möter du många nya situationer och ansvarsområden. Du har förtroendet att företräda arbetsgivaren och leda både verksamhet och medarbetare.

Den här guiden beskriver vilket ansvar chefsrollen innebär, vilka förväntningar som möter dig och vilket stöd du kan få.

Det är lätt att vilja starta i hög fart, men Ledarnas råd är att skynda långsamt. Det tar tid att förstå chefsuppdraget fullt ut och att bygga förtroende och goda relationer till medarbetarna och din egen chef.

Ledarna pekar på rollens dubbelhet: som chef företräder du i första hand arbetsgivarparten, men förväntas samtidigt representera din del av verksamheten och dina medarbetare i övriga organisationen. Det kan kännas både roligt och osäkert, särskilt i början.

Klargör uppdraget, mandatet och förväntningarna

Fackförbundet ST ger rådet att ha full koll på exakt vad uppdraget innebär och vilket mandat du har – och att ha det skriftligt. Ta också reda på vad som förväntas uppifrån, gärna i form av mål och resultat.

Enligt Unionen ligger ansvaret för arbetsmiljön hos arbetsgivaren. Arbetsmiljöarbetet regleras bland annat i Arbetsmiljölagen (1977:1160). Som chef har du ett delegerat ansvar och får uppgifter inom arbetsmiljöarbetet fördelade till dig. Be om tydlighet kring vilka uppgifter och befogenheter du har, vilka resurser som finns och vart du vänder dig om förutsättningarna brister.

Ledarna rekommenderar att du tidigt avsätter tid för en återkommande dialog med din närmaste chef. Syftet är att stämma av era förväntningar på varandra och hur ni vill arbeta tillsammans.

Ledarnas checklista för uppdragsdialog är ett underlag för samtalet. Den tar upp uppdrag och ansvarsområden, organisatoriskt stöd från exempelvis HR, it, ekonomi, kollegor och närmaste chef samt chefens egen arbetssituation och verksamhetens mål. Frågorna hjälper er att se om uppdrag eller ansvar behöver tydliggöras, om handlingsutrymmet räcker och vilket stöd du behöver från din chef (Ledarna).

För samsyn kan du använda ett så kallat bosskontrakt. Chef.se beskriver det som ett dokument om relationen mellan dig och din egen chef: inte juridiskt bindande, inte en uppgörelse om dina villkor, och bara något ni två kommunicerar. Enligt Chef.se formulerades begreppet först av Hans Vestberg, tidigare koncernchef.

Enligt Chef.se kan bosskontraktet bestå av en handfull punkter eller ett dokument på 20 sidor. Det beskriver förväntningar, vilket stöd du kan få från organisationen, ditt mandat, föredraget arbetssätt, organisationens värderingar och vilka spelregler som gäller.

Chef.se lyfter särskilt fyra frågor som kontraktet bör svara på: Har ni samma bild av ditt uppdrag? Är förväntningarna på dig tydliga? Vilka förutsättningar har du? Och vilka förväntningar har du på andra?

Chef.se beskriver bosskontraktet som ett underlag för styrning, ledning och utvärdering och som en trygghet att luta sig mot. Enligt Chef.se skapar ett bosskontrakt en bättre arbetsmiljö för dig och dina medarbetare.

Checklista för uppdragsdialog med din chef

Förväntningar uppifrån och från medarbetarna

Arbetsgivarens krav sammanfaller inte alltid med medarbetarnas förhoppningar. ST beskriver att gruppen du leder har egna tankar och förhoppningar om dig. I dialog kan du klargöra skillnaderna mellan medarbetarnas krav och arbetsgivarens krav och minska risken för besvikelse.

Förväntningarna handlar inte bara om mål och resultat. Enligt ST kan medarbetarna till exempel förvänta sig att du alltid är tillgänglig, alltid har färdiga svar eller emellanåt jobbar operativt. Dialog är viktig även här, förslagsvis i enskilda samtal med var och en.

I praktiken behöver du vara tydlig med vad du kan och inte kan lova, vad som är ditt mandat och vad som beslutas någon annanstans. Ju tidigare samtalen tas, desto mindre utrymme får ogrundade förväntningar.

Unionen betonar tydlighet. Som chef behöver du vara tydlig med dina förväntningar och konkret kring hur medarbetarna kan utveckla och förbättra sina prestationer.

Lär känna medarbetarna och bygg relationer

Relationerna är avgörande. Ledarna betonar att ditt jobb som chef är att skapa förutsättningar för att medarbetarna ska kunna utföra sina arbetsuppgifter på bästa sätt. Rådet är att boka tid med var och en så snart som möjligt för att lära känna dem.

I första samtalet är lyssnandet viktigast, även om du också presenterar dig och dina förväntningar. Ledarna föreslår frågor som: Berätta om dig själv. Vad ger dig energi och motivation i arbetet? Vilka är dina största utmaningar i arbetet just nu? Vilka förväntningar har du på mig som chef?

ST påminner om att ledarskap byggs upp mödosamt och inte kommer automatiskt med chefstiteln. Du ska inte bli kompis med medarbetarna, men vara nyfiken och frågvis – förtroendet växer genom nyfikenheten och de återkommande samtalen.

Kartlägg organisationen, reglerna och kulturen

Ledarna pekar på att den närmaste omgivningen, kollegorna i chefskretsen, organisationskulturen och värderingarna spelar stor roll för hur väl du lyckas i ledarskapet. Har du koll på dem blir vardagen lättare att navigera i. Du kan också medvetet välja i vilka sammanhang du vill smälta in och i vilka du vill arbeta för förändring.

Börja med att kartlägga din nya roll. Ledarna föreslår frågor som: Vilka förväntningar kan olika personer ha på mitt ledarskap, och hur ska jag hantera dem? Vilka lagar och regler styr mitt uppdrag som chef? Vilka personer behöver jag samverka med?

Almega beskriver att MBL reglerar förhållandet mellan arbetsgivare och fackliga organisationer och ger anställda, genom sina fackförbund, rätt till inflytande över beslut som rör verksamheten och deras arbetsvillkor. Almega beskriver också att arbetsgivare ska förhandla med facket före större förändringar. Vid verksamhetsövergångar hänvisar Almega till 6 b § LAS och anger att förhandlingsskyldighet enligt 13 § andra stycket MBL gäller även utan kollektivavtal. Ta reda på vem hos din arbetsgivare som ansvarar för sådana frågor (Almega).

Det är vanligt att det första chefsuppdraget sker i organisationen där man redan arbetar. Ledarna konstaterar att internrekrytering har fördelar – du känner redan till organisationen och verksamheten – men värdet av att analysera frågorna utifrån sin nya roll bör inte underskattas.

Är organisationen helt ny för dig blir kartläggningen extra viktig och kräver en ganska stor insats.

Ledarna lyfter särskilt fram att det är extra viktigt att sätta sig in i skillnaderna mellan chefsroller om du byter till exempel från privat till offentlig sektor, eller från en chefsnivå till en annan.

SKR betonar också arbetsgivarens ansvar. Kommuner och regioner bör skapa goda organisatoriska förutsättningar för chefer att utöva ett gott ledarskap. De bör vara tydliga med att chefsyrket kräver andra kompetenser än att vara expert.

Fördelar och utmaningar med intern rekrytering till chefsroll

Chef i kommun eller region – ett uppdrag med samhällsansvar

Chef i kommuner och regioner innebär ett särskilt ansvar. Sveriges Kommuner och Regioner, SKR, beskriver det som att leda på medborgarnas och politikens uppdrag. Uppdraget omfattar att förverkliga fattade politiska beslut och att bygga tillit till verksamheten och den offentliga förvaltningen.

SKR framhåller att kommuner och regioner måste utmana sig själva och lyfta personer med olika bakgrund och erfarenheter för att lyckas med rekryteringen av nya chefer.

Därför skiljer sig vissa frågor från privat verksamhet: besluten fattas på politisk grund, och din roll är att omsätta dem i praktisk verksamhet med fortsatt förtroende från medborgarna.

SKR framhåller att organisation, bemanning och styrning formar de villkor och den arbetsmiljö som präglar verksamheten. Den högsta ledningen behöver därför vara lyhörd för konsekvenserna av sina val.

Som enskild chef är det relevant att känna till att SKR lyfter fram chefsnätverk och kompetensutveckling som viktiga stöd för chefer i kommuner och regioner.

Var ödmjuk, ärlig och reflekterande

Osäkerhet i början är normal och går att hantera. ST:s råd är att vara ödmjuk inför det som har varit: säger du som ny chef att nu ska det bli ordning och reda, underkänner du hur det fungerade förut och kan få många emot dig.

Har du ett förändringsmandat kan du i stället säga att det har fungerat bra under de förutsättningar som har varit, men att ni nu behöver göra på ett annat sätt.

ST betonar också ärlighet. Många nya chefer ställer höga krav på sig själva och vill inte verka osäkra, men det är bättre att säga att du inte har kunskap om något än att låtsas. Fel är betydligt svårare att rätta till i efterhand än att ställa en extra fråga – och människor brukar uppskatta chefer som är ärliga och raka.

Reflektion är en del av arbetet. ST föreslår att du funderar över vad som har gått bra och mindre bra, gärna med hjälp av feedback, och tar en liten stund i veckan för eftertanke. Frågor att ställa till dig själv kan vara om teamet verkar uppskatta dina skämt och om enskilda samtal fungerar bättre än gruppdiskussioner.

Skaffa stöd, mentor och nätverk

Ansvaret för stödet är delat. ST formulerar det tydligt: arbetsgivaren ansvarar för att stötta dig som anställd, även i rollen som chef – och du ansvarar för att be om hjälp. Har du kastats rakt in i övermäktiga uppgifter är det inte meningen att du ska lösa det ensam.

Ledarna erbjuder kursen Ny som chef.

Unionen ger råd och stöd till dig som är ny chef.

ST har samlat tips för en smidig start i ledarrollen och har många chefsmedlemmar som har gått igenom samma sak. Be också arbetsgivaren klargöra vem som ansvarar för din introduktion och vilka funktioner du kan vända dig till för organisatoriskt stöd.

Mentorskap är ett stöd som många nya chefer värdesätter. ST rekommenderar en erfaren chef som mentor, gärna någon utanför arbetsplatsen som du kan vara fullt ärlig med. Ledarna lyfter på samma sätt fram den återkommande dialogen med din närmaste chef som ett strukturerat stöd i vardagen.

Nätverk och kompetensutveckling är ytterligare kanaler. SKR tar upp att arbetsgivare i kommuner och regioner bör erbjuda nätverk för chefer och säkerställa att chefernas förutsättningar och kompetensutveckling är en levande fråga, även i den högsta ledningen. Om det inte erbjuds är det rimligt att du själv tar upp frågan med din chef.

Så tar du dig an de första veckorna

Ledarnas grundråd för starten är att skynda långsamt, även om du är ivrig att komma igång. Den första tiden bör du få någon form av introduktion till organisationen och din nya roll.

Ledarna konstaterar att vissa chefer inte erbjuds en strukturerad introduktion. Om du saknar en, be din närmaste chef att utse en kontakt för introduktionen och klargöra vem du vänder dig till med frågor om uppdrag, rutiner och organisatoriskt stöd.

Börja med att be närmaste chef gå igenom ditt skriftliga uppdrag, mandat, mål och arbetsmiljöuppgifter samt vilket organisatoriskt stöd du har. Boka därefter enskilda samtal med medarbetarna och fråga om deras utmaningar och förväntningar. Sammanfatta sedan vad ni kommit överens om i en uppdragsdialog och boka återkommande avstämningar; använd gärna ett bosskontrakt som underlag i dialogen (Chef.se; Ledarna).

ST påminner också om att sätta dig in i arbetsplatsens rutiner, så att du inte får en chock när du inser att du ska förmedla statistik, godkänna månadsrapporter eller liknande. Mycket av chefsvardagen består av just den typen av administrativa uppgifter. Att ha koll på dem från början frigör tid och kraft åt ledarskapet.

Läs mer: Ny som chef – så kommer du igång i din roll (ledarna.se).