Vilket arbetsgivaransvar har en ny chef?

Kort svar: Arbetsgivaren har huvudansvaret – du är arbetsgivarens företrädare

Arbetsmiljöverket är tydligt: arbetsgivaren har alltid ansvaret för arbetsmiljön, men får fördela uppgifter i arbetsmiljöarbetet. Fördelningen bör vara tydlig så att alla vet vad som krävs. Som ny chef kan du få ett eget, avgränsat uppdrag – men det yttersta ansvaret stannar hos arbetsgivaren.

Du måste känna till arbetsmiljölagen och de arbetsmiljöregler som gäller på din arbetsplats. Chefer får ofta särskilda uppgifter i arbetsmiljöarbetet, till exempel att initiera skyddsronder och administrera andra delar av det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Din roll är dubbel. Ledarna beskriver arbetsgivarens rätt att leda arbetet som arbetsledningsrätten, och som chef är du arbetsgivarens företrädare – därför ingår arbetsledningsrätten i chefsrollen. Unionen sammanfattar chefsansvaret så: du måste ha koll på arbetsrättens lagar och regler om arbetsförhållanden och relationer mellan arbetsgivare och arbetstagare.

Arbetsmiljöansvaret: vad du inte kan delegera bort

Arbetsgivaren är alltid skyldig att se till att arbetet kan utföras utan risk för ohälsa eller olycksfall. Enligt Arbetsmiljöverket räcker det inte att personalen känner till riskerna – de ska också kunna undvika dem. Ansvaret omfattar att maskiner, redskap, skyddsutrustning och andra tekniska anordningar underhålls.

Arbetsmiljölagen säger att arbetsgivaren ska göra allt som behövs för att förebygga att en arbetstagare utsätts för ohälsa eller olycksfall. Arbetsgivaren ska också uppmärksamma särskilda risker vid ensamarbete.

Som ny chef behöver du veta vilka uppgifter du faktiskt har fått: vem som initierar skyddsronder, vem som administrerar det systematiska arbetsmiljöarbetet, vem som ansvarar för att underhåll blir gjort och hur du rapporterar vidare när du ser en risk du inte kan åtgärda själv. Saknas tydlig fördelning riskerar ingen att veta vem som ska agera – ansvaret för att åtgärda ligger hos arbetsgivaren, inte hos dig som enskild chef.

Viktiga aspekter av arbetsmiljöansvaret

OSA för nya chefer: arbetsbelastning, arbetstider och kränkande särbehandling

Organisatorisk och social arbetsmiljö, OSA, utgår från att ingen ska utsättas för ohälsosam arbetsbelastning eller kränkande särbehandling på jobbet. Arbetsmiljöverket lyfter fram att organisatoriska och sociala faktorer ska vara en naturlig del av arbetsmiljöarbetet, och att arbetsgivaren ansvarar för att organisera, kommunicera, leda och fördela arbetet så att den organisatoriska och sociala arbetsmiljön är god.

OSA handlar om att det ska vara tydligt vad som förväntas av arbetstagarna och om balans mellan krav och resurser. Den sociala delen handlar om hur ni samarbetar och stödjer varandra i arbetet.

Arbetsmiljöverket reglerar tre delar som kan påverka hälsan negativt: ohälsosam arbetsbelastning, arbetstidens förläggning – när arbetet ska utföras – och kränkande särbehandling. Delarna hänger ihop: för hög arbetsbelastning kan leda till konflikter och öka risken för kränkande särbehandling.

Den organisatoriska och sociala arbetsmiljön ska ingå i det systematiska arbetsmiljöarbetet och i beslut som rör verksamheten. Det behövs rutiner för att undersöka de delar av arbetsmiljön som omfattas av föreskrifterna, bedöma risker som kan leda till ohälsa på kort eller lång sikt, genomföra åtgärder för att ta bort eller förebygga riskerna och följa upp att åtgärderna har förbättrat arbetsmiljön. Arbetsmiljöverket betonar två saker som direkt rör dig som chef: att skapa dialog mellan chefer och arbetstagare och att ge cheferna förutsättningar att omsätta kunskaperna i praktiken.

Så gör du när du upptäcker en arbetsmiljörisk

Arbetsledningsrätt, arbetsplikt och lojalitetsplikt i din dubbla roll

Arbetsledningsrätten är enligt Ledarna en grundläggande princip i arbetsrätten: arbetsgivaren leder verksamheten och fördelar arbetet. Rätten förutsätter att arbetstagaren uppfyller sin skyldighet att utföra arbetet. Som chef omfattas du av både rätten, plikterna och skyldigheterna – du leder arbetet åt arbetsgivaren samtidigt som du själv är arbetstagare.

Att leda och fördela arbetet innebär enligt Ledarna att arbetsgivaren bland annat kan bestämma om verksamhetens former, investeringar, rationaliseringar och val av leverantörer, hur arbetet ska organiseras och utföras, vilka och hur många anställda som ska utföra arbetet, de anställdas arbetstider, vilka föreskrifter och policyer som ska tas fram – till exempel om ordningen på arbetsplatsen och användningen av dator och mobiltelefon – samt förflyttning eller omplacering av arbetstagare inom ramen för arbetstagarens arbetsskyldighet.

Arbetsledningsrätten är inte oinskränkt. Den påverkas av lagar, kollektivavtal och praxis, till exempel fackförbundens rätt till inflytande genom medbestämmandelagen. Arbetsgivaren får inte utöva arbetsledningsrätten godtyckligt eller på ett sätt som strider mot god sed.

För dig personligen gäller arbetstagarens skyldigheter. Ledarna pekar ut arbetsplikten – att utföra arbete – som den mest grundläggande, och skyldigheterna gäller även om de inte framgår av det skriftliga anställningsavtalet. Anställningen innebär en stark lojalitetsplikt gentemot arbetsgivaren: en arbetstagare är i princip skyldig att sätta arbetsgivarens intressen före sina egna, och ju högre ställning en arbetstagare har inom en organisation, desto större krav på lojalitet har arbetsgivaren rätt att ställa. I skyldigheterna ingår också att följa arbetsinstruktioner och ordningsföreskrifter, ansvara för redovisningsmedel och vårda anförtrodd egendom, följa säkerhetsföreskrifter samt använda skyddsutrustning och skyddsanordningar.

Dubbela rollen som chef: fördelar och utmaningar

Förändringar på jobbet: medbestämmande och förhandlingsskyldighet

Enligt Unionen har arbetsgivaren primär förhandlingsskyldighet enligt 11 § medbestämmandelagen, MBL, när förändringar är på gång. Det är en arbetsgivaruppgift – men den landar ofta hos chefen som driver förändringen.

Du behöver känna igen läget: när du planerar en förändring av verksamheten, organisationen eller bemanningen handlar det inte bara om att fatta beslut och informera. Du kan behöva ta fram underlag, medverka i förhandlingen eller verkställa det som förhandlats fram. Arbetsledningsrättens gränser hänger ihop med detta – Ledarna lyfter fackförbundens rätt till inflytande genom medbestämmandelagen som en faktor som inskränker arbetsledningsrätten. Eftersom den primära förhandlingsskyldigheten gäller när förändringar är på gång kan den inte hanteras i efterhand; ta reda på rutinen på din arbetsplats innan du går ut med ett förslag till dina medarbetare.

Arbetsledningsrätt vs. medbestämmande i förändringar

När du inte kan själv: ta in extern kompetens

Arbetsmiljöverket är tydligt: om arbetsgivaren inte har kompetens för att genomföra en tillförlitlig undersökning och riskbedömning, eller för att vidta nödvändiga åtgärder, måste extern kompetens anlitas. Det gäller även dig som ny chef – bristande egen kunskap är inte ett giltigt skäl att låta bli att undersöka eller åtgärda en risk.

Arbetsmiljöverket anger fyra vägar: din arbetsgivarorganisation, företagshälsovården, en arbetsmiljökonsult och branschorganisationer. Klargör därför redan från början vem som kontaktar dem, vem som beställer och finansierar insatsen och var bedömningar och åtgärder dokumenteras, så att det går att följa upp att åtgärderna har förbättrat arbetsmiljön.